ARFFMAN-KONSERNIN (jäljempänä Arffman) TIETOSUOJASELOSTE
-
REKISTERINPITÄJÄ
Rekisterinpitäjä on Arffman (y-tunnukset 2060633-3 (Arffman Finland Oy), 2687143-7 (Arffman Group Oy), 0953831-7 (Nortrain Oy) ja 2102282-3 (Primetieto Oy)).
Rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii:
Olli Jääskeläinen
Arffman
Osoite: Ahontie 1, 87250 Kajaani
Puhelin: 044 733 1500
sähköposti: toimisto@arffman.fi
-
REKISTERIN NIMI
Rekisterin nimi on Arffmanin asiakastietokanta.
-
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Asiakastietokannan tietoja käytetään Arffmanin saamissa toimeksiannoissa, joissa Arffmanin palveluiden asiakkaille tuotetaan tilattua palvelua.
Tietojen käsittely perustuu:
a) yrityksen sopimusvelvoitteiden täyttämiseen. Tietosuoja-asetuksen artikla. 6.1(b).
b) yrityksen oikeutetun edun toteuttamiseen. Tietosuoja-asetuksen artikla. 6.1(f).
-
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT
Henkilön perustiedot, henkilötunnus, palveluiden asiakasprofiili, asiakkaan työnhakuprofiili, palvelussa tehdyt toimenpiteet, palvelun etenemis- ja seurantatiedot, teknisen valvonnan tallenteet.
-
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Pääsääntöinen tietolähde ja palveluiden rekisterinpitäjä on viranomainen (TE-toimisto). Arffman toimii tällöin tietojen käsittelijänä. Tietoja kerätään myös teknisten tallenteiden avulla.
Lisäksi tietoa täydennetään palveluissa suoraan asiakkaalta kerättävillä tiedoilla, jotka asiakas itse luovuttaa Arffmanin edustajalle suullisesti tai kirjallisesti. Tietojen keräämisen ja käsittelyn oikeusperusteena ovat tietosuoja-asetuksen artiklat 6.1(b) ja 6.1(f).
-
TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Tietoja siirretään palvelun tuottajan (Arffman) ja viranomaisen (TE-toimisto/ELY-keskus) välillä. Tiedot säilytetään pääsääntöisesti EU-alueella. Tietoja siirretään myös EU:n ulkopuolelle ja tiedot on suojattu asianmukaisesti (esim. Privacy Shield/Google).
-
TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity käyttää rekisterinpitäjän palveluita tai niitä koskeva rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimus tai muu sitoumus on voimassa sekä tämän jälkeen niin kauan kuin rekisteröidyllä ja/tai rekisterinpitäjällä on edellä mainittuun asiakas- tai muuhun sopimussuhteeseen perustuvia oikeuksia ja/tai velvollisuuksia toisiaan kohtaan.
Videovalvontatiedot säilytetään vain paikallisesti, lukituisssa yrityksen tilossa, vahvasti suojatuilla ja salatuilla palvelimilla. Tietoa valvontatallenteista luovutetaan viranomaisille vain rikosepäilytapauksissa. Videovalvontatietoja säilytetään enintään 3 kk.
Muussa tapauksessa tietojen säilytysaika on 10 vuotta.
-
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Oikeus saada tiedot, oikaista, poistaa, rajoittaa, vastustaa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tietosuoja-asetuksen artiklan 13.2 (b) mukaiset oikeudet.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt on esitettävä kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.
-
TIETOJEN JATKOKÄSITTELY
Tietoja voidaan käyttää Artikan 6.1 (b) ja 6.1 (f) mukaisella tavalla, sopimusvelvotteiden tai yrityksen oikeutetun edun niin vaatiessa. Jatkokäsittelytoimia voivat olla mm. raportointi ja tilastointi. Tietoja ei jatkokäsitellä hankkija-asiakkaan kanssa sovittujen sopimusten vastaisesti. Tietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.
-
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne yrityksen työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi oikeus käsitellä tietoja. Työntekijät ovat sitoutuneet huolellisen käsittelyn sääntöihin ja heillä on vaitiolovelvollisuus.
Kullakin käyttäjällä on henkilökohtaiset tunnukset järjestelmiin ja käsiteltäviin tietoihin. Tiedot kerätään ja niitä käsitellään teknisin keinoin suojatuissa järjestelmissä.
Järjestelmät ja informaatio sijaitsevat suojatuissa tiloissa, joihin pääsy on rajattu ainoastaan nimetyillä henkilöille. Infrastruktuuri on suojattu ja suojausta ylläpidetään jatkuvasti.
Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, jotka edellyttävät tietojen luottamuksellista käsittelyä ja suojaamista.
Tietoturvan ja tietosuojan toteutumista seurataan säännöllisissä tapaamisissa ja ne ovat jatkuvan kehittämisen kohteena.